"Vybodněte" se na myšlení:

Primitivizace aneb jak PowerPoint přispívá k hloupějšímu rozhodování Pentagonu

23. 7. 2009

KD│ Abychom lidi naučili myslet, každý rok utratíme miliony dolarů. Investujeme do všeho, počínaje vojenskými akademiemi a konče poddůstojnickými školami. Zejména naše lepší školy ve snaze představit složitou a interaktivní povahu mnoha rozhodnutí konfrontují budoucí lídry s široce pojatými problémy a historickým vhledem. Bohužel, jen co absolvují, vrací se naši lidé do světa ovládaného antitezí každého myšlení: PowerPointem. Nepropadejte omylu, PowerPoint nepředstavuje neutrální nástroj --- je aktivně nepřátelský vůči pečlivému rozhodování. Zásadně transformoval naši kulturu, když změnil očekávání ohledně toho, kdo rozhoduje, o čem a jak k rozhodnutí dospěje. I když se to může jevit jako přílišná generalizace, myslím, že krátké zkoumání vlivu PowerPointu toto tvrzení podpoří, napsal plukovník T.X. Hammes pro Armed Forces Journal.

Poslední bod, totiž jak dospíváme k rozhodnutím, je nejnápadnější. V dobách před PowerPointem personál připravoval strohé dvoustránkové až třístránkové shrnutí zásadních otázek. Ten kdo rozhodoval si dokument přečetl, měl čas ho promyslet a pak se účastnil mítinku, kde se věc prodiskutovala. Samozřejmě, že ostatní účastníci diskuse dokument také četli a měli čas se připravit. Naproti tomu dnes osoba zodpovědná za rozhodnutí sleduje dvacetiminutovou prezentaci, po níž následuje pětiminutová diskuse --- a poté se očekává, že padne rozhodnutí. Často je personál předem nepříliš dobře připraven diskutovat dané téma. Celý proces má tedy na organizační práci a rozhodování zhoubný účinek.

Slideologie vede k tomu, že namísto žádoucí práce na shrnutí složitého tématu do dvou stran jasného textu pracuje personál na 20-60 stránkové prezentaci. Ztrácí se čas otázkami, jaké body zahrnout, jaké obrázky zařadit, jak vyrobit složité ilustrace. Vyslechl jsem dokonce konverzaci o tom, jaký font a jaké barvy použít. Ale nejškodlivější je redukce složitých témat na několik jednoduchých bodů. Samozřejmě, že tyto body nejsou totéž co celá věta, která nás nutí dospět k soudržné myšlence. Místo toho, aby se důstojníci naučili sumarizovat složitá témata do koherentních argumentů, spočívá nyní hlavní důraz na výrobě "slidů". Myšlení je tak nahrazováno výrobou textových odrážek.

Dalším významným důsledkem slideologie se stal zkázonosný nárůst množství informací obsažených na jediném "slidu", k jehož studiu má pak publikum přibližně jednu minutu. Ještě před vznikem čtyřnásobného grafu jsem viděl devadesátidílnou prezentaci. Samozřejmě, že nějaké myšlenky jsou i tímto způsobem sděleny, ale naprostá většina informací je kompletně ztracena. Složité grafy s dvaceti položkami jsou až příliš obvyklé. To dává publiku zhruba tři vteřiny na každou položku.

PowerPoint zřetelně zhoršil kvalitu informací poskytovaných těm, kdo rozhodují --- avšak škody tím nekončí. Změnil také kulturu rozhodování. Podle mých zkušeností v předpowerpointové éře personál denně připravil zhruba dva až čtyři podkladové materiály k rozhodnutím, protože většina nadřízených jich víc neakceptovala. Tyto materiály byly připraveny předem a poslány domů, kde si je dotyčný přečetl, vstřebal, promyslel a připravil se vna zítřejší diskusi. Přidanou hodnotu důležitých rozhodnutí navíc představoval fakt, že se dotyčný "na to vyspal".

PowerPoint to vše změnil. Den osoby, která přijímá klíčová rozhodnutí, je nyní rozdroben na hodinové, často dokonce jen půlhodinové segmenty věnované briefingům. Většinou se přijímá více rozhodnutí než dříve, na základě horší přípravy a s menším množstvím času na promyšlení problému. Proč prosazujeme rychlé rozhodování, když pak bude k jejich uplatnění třeba týdnů nebo měsíců, to je mi záhadou. Jednou z kriticky důležitých dovedností je přizpůsobení rozhodovacího cyklu potřebám tématu. Jestliže implementace potrvá týdny nebo měsíce, pak je pečlivější proces zcela namístě.

Tím se dostávám ke třetí obavě spojené s vlivem PowerPointu na rozhodovací proces: Kdo vlastně přijímá rozhodnutí? Většina organizací nepotřebuje více rozhodnutí učiněných na nejvyšší úrovni, než kolik jich potřebovala dříve. Kvůli nové rozhodovací kultuře se tedy umělým způsobem odnímají rozhodnutí z nižší úrovně a jsou přijímána špatnou osobou na špatné úrovni. PowerPoint působí proti žádoucímu delegování rozhodovacích pravomocí.

Špatným používáním PowerPointu jsme vytvořili myšlenkový proces soustředěný na odrážky a složité grafy. To má řadu důsledků. Za prvé, omezuje to srozumitelnost, poněvadž odrážka představuje pouze nástin věty a série odrážek nástin odstavce. Neobsahují tedy detaily zásadně důležité k pochopení vyjadřovaných myšlenek. Zatímco to neuvěřitelně napomáhá dosažení kompromisu, protože každý čtenář si na základě společné osnovy může sepsat svůj vlastní odstavec, problém vzniká v okamžiku, kdy lidé zjistí, že souhlasili s něčím jiným, než s čím mysleli, že souhlasí. A co je ještě horší, vytváří to přesvědčení o tom, že složité věci mohou a měly by být redukovány na několik stručných bodů. Věci už zašly tak daleko, že některé osoby zodpovědné za rozhodování odmítají číst dvoustránkový briefing paper a trvají na jeho nahrazení prezentací.

Bývalo zvykem uchovávat psaný záznam o rozhodování, který mimo jiné obsahoval informaci o tom, kdo s čím souhlasil nebo nesouhlasil. Účastníci často připisovali poznámky na okraj, aby své stanovisko dále vyjasnili. Příští historikové budou powerpointovou éru nenávidět, protože bude nemožné identifikovat logický řetěz rozhodnutí nebo nebo zjistit, jaké byly názory jednotlivých lidí.

Jednou z omluv pro použití PowerPointu je to, že lídři údajně nemají čas absolvovat přípravné brífingy ke všem rozhodnutím, jež jsou od nich požadována. Pokud je to ale pravda, pak jsou zavaleni příliš mnoha rozhodnutími a rozhodují tedy špatně. PowerPoint může být velmi účinným nástrojem, pokud slouží čistě ke sdělování informací; nicméně velmi málo se hodí jako pomůcka při rozhodování. Pentagon však bohužel kultu PowerPointu naprosto propadl.

Celý článek v angličtině:ZDE

Vytisknout

Obsah vydání | Čtvrtek 23.7. 2009